Buchhaltung selbst erledigen oder durch Externe?

Die Buchhaltung — eine wichtige Entscheidung zur Unternehmensführung

Mit der Exis­tenz­grün­dung stel­len sich Exis­tenz­grün­der und Jung­un­ter­neh­mer oft­mals die Fra­ge, ob die Buch­hal­tung einem Steu­er­be­ra­ter über­las­sen oder selbst erle­digt wer­den kann. Auch gewach­se­ne Unter­neh­men über­le­gen, wel­che die für sie bes­se­re Vari­an­te ist — die Ein­stel­lung einer Buch­hal­te­rin oder der Steu­er­be­ra­ter. Eine rich­ti­ge Ant­wort gibt es hier — wie so häu­fig — nicht. Des­halb möch­ten wir im Fol­gen­den ein paar wich­ti­ge Tipps zur Ent­schei­dung mit­ge­ben.

Grund­sätz­lich benö­tigt man für die lau­fen­de Buch­hal­tung kei­nen Steu­er­be­ra­ter. Bei Kapi­tal­ge­sell­schaf­ten (Ver­ein, GmbH, AG etc.) muss jedoch der Jah­res­ab­schluss durch einen Steu­er­be­ra­ter geprüft und unter­schrie­ben bzw. fest­ge­stellt sein. Die Haf­tung für die Rich­tig­keit der Buch­füh­rung und Erklä­run­gen gegen­über dem Finanz­amt über­nimmt letzt­end­lich immer der Unter­neh­mer mit sei­ner Unter­schrift.

Vie­le Grün­der und Unter­neh­mer wis­sen nicht, was sie genau mit den steu­er­li­chen und sons­ti­gen Erklä­run­gen gegen­über dem Steu­er­be­ra­ter unter­schrei­ben. Dies betrifft sowohl den Inhalt / den Zah­len­teil der Erklä­run­gen als auch den haf­tungs­recht­li­chen Aspekt. Wir raten des­halb drin­gend, sich künf­tig mit die­sem — für die erfolg­rei­che Unter­neh­mens­füh­rung — not­wen­di­gen Unter­neh­mens­be­reich "Buch­hal­tung / Buch­füh­rung" näher zu befas­sen und die abzu­ge­ben­den Erklä­run­gen genau zu lesen. Bei Ver­ständ­nis­fra­gen muss der Steu­er­be­ra­ter Aus­kunft geben.

Voraussetzungen zur ordnungsgemäßen Buchhaltung

Vor­aus­set­zun­gen, die der Grün­der oder ein Unter­neh­mer bzw. sein "Hand­lungs­ge­hil­fe" benö­tigt:

  1. Wis­sen über die Grund­la­gen der ord­nungs­ge­mä­ßen Buch­füh­rung (GOB)
  2. steu­er­li­ches und steu­er­recht­li­ches Hin­ter­grund­wis­sen (z.B. Steu­er­ar­ten, Steu­er­sät­ze) , Rege­lun­gen und Berech­nungs­me­tho­den
  3. Zeit für die monat­li­che Buch­füh­rung und ggf. für den Jah­res­ab­schluss
  4. ein geeig­ne­tes Buch­füh­rungs­pro­gramm

Zu 1 und 2) Das Grund­la­gen­wis­sen zur Vor­be­rei­tung und zur ord­nungs­ge­mä­ßen Buch­füh­rung ist in einem Grün­der­coa­ching oder in einer Schu­lung leicht ver­mit­tel­bar, wenn man bereits ein Gefühl für Zah­len und den Wil­len zum Erler­nen die­ser Auf­ga­ben mit­bringt. Mit­tels monat­li­cher Beglei­tung (sie­he auch Ser­vice­ver­trag von Unter­neh­mens­be­ra­tung Möl­ler & Kol­le­gen) kön­nen dann spe­zi­el­le­re The­men bespro­chen und gemein­sam erle­digt wer­den.

Zu 3) Dem Grün­der und Unter­neh­mer wird ein ein­fa­ches Zeit­ma­nage­ment / Zeit­con­trol­ling emp­foh­len, denn die Zeit des Grün­ders und Unter­neh­mers gehört zur wich­tigs­ten Res­sour­ce im Unter­neh­men. Mit weni­gen und ein­fa­chen Mit­teln ist eine Grob­pla­nung, Prü­fung und Opti­mie­rung des eige­nen Zeit­ein­sat­zes mög­lich.

Mit­tels einer Zeit- und Res­sour­cen­pla­nung sowie Preis­kal­ku­la­ti­on / Preis­über­prü­fung erhält der Grün­der und Unter­neh­mer die Infor­ma­ti­on, wie viel wert­schöp­fen­de / pro­duk­ti­ve Zeit er benö­tigt, um die Gewinn­schwel­le oder 10%, 20%, 30% Ren­ta­bi­li­tät (Ver­hält­nis Gewinn zum Kapi­tal / Res­sour­cen­ein­satz) zu errei­chen und wie viel Zeit er für unter­stüt­zen­de Auf­ga­ben (einschl. Buch­hal­tung) ver­wen­den darf.

Zu 4) Buch­füh­rungs­pro­gram­me sind von kos­ten­los bis meh­re­re hun­dert Euro im Han­del zu erwer­ben. Einem "Buchungs­an­fän­ger" fällt es jedoch sehr schwer, das für sich geeig­ne­te Pro­gramm zu fin­den.

9 Tipps zur Auswahl des Buchhaltungsprogramms

  1. ein­fa­che und ver­ständ­li­che Bedie­nung (Usa­bi­li­ty)
  2. län­ge­re Markt­zu­ge­hö­rig­keit des Anbie­ters (so kann man davon aus­ge­hen, dass die Kin­der­krank­hei­ten einer Soft­ware beho­ben sind)
  3. Man­dan­ten­fä­hig­keit (heißt, es ist auf viel­leicht künf­ti­ge Unter­neh­men ohne Zusatz­kos­ten erwei­ter­bar),
  4. Vor­han­den­sein von Import­schnitt­stel­len (heu­te muss kei­ner mehr jeden Buchungs­satz per Hand buchen, per Schnitt­stel­le kann man den Kon­to­aus­zug elek­tro­nisch down­loa­den und nach einer schnel­len Bear­bei­tung in das Buch­hal­tungs­sys­tem über­spie­len, das spart sehr viel Zeit und Ner­ven — denn wie schnell hat man einen Zah­len­dre­her im Betrag und die­sen zu fin­den dau­ert oft­mals sehr lan­ge)
  5. Füh­ren / Pfle­gen von Anla­ge­ver­mö­gen (sind oft­mals kos­ten­in­ten­si­ve aber not­wen­di­ge Zusatz­mo­du­le)
  6. Schnitt­stel­len zur Über­tra­gung der Monats­an­mel­dun­gen an Els­ter (bei euro­päi­schen Geschäfts­ak­ti­vi­tä­ten auch einschl. der ZM) sowie der Jah­res­mel­dung
  7. kos­ten­freie Test­zeit, opti­ma­ler Wei­se ist eine Test­ver­si­on bis zum Errei­chen der z.B. 1000-sten Buchung
  8. güns­ti­ge Updates zur Pro­gramm­pfle­ge
  9. falls der Steu­er­be­ra­ter ein­be­zo­gen wer­den soll/muss, ist auch die Schnitt­stel­le zum Steu­er­be­ra­ter hilf­reich, die meis­ten Pro­gram­me sind jedoch dazu in der Lage

Wir emp­feh­len den Kauf einer Soft­ware. Je nach der eige­nen Finanz­pla­nung kann auch ein Monats-Abo (die kos­ten in der Regel 20–50 Euro/Monat) abge­schlos­sen wer­den. Es gibt bereits sehr gute Buch­hal­tungs­pro­gram­me ab 119 Euro ohne monat­li­che Kos­ten und ohne Kün­di­gungs­zei­ten.

Vor- und Nachteile der Buchführung in Eigenregie

 Vorteile

  1. die Bele­ge kön­nen fort­lau­fend erfasst wer­den — so ste­hen dem Grün­der und Unter­neh­mer jeder­zeit aktu­el­le Pla­nung,- Steue­rungs- und Kon­troll­da­ten zur Füh­rung des Unter­neh­mens zur Ver­fü­gung
  2. der Grün­der und Unter­neh­mer hat das bes­te Gefühl zur Zuord­nung der Bele­ge in die ent­spre­chen­den Ertrags- und Auf­wands­kon­ten, man geht davon aus, dass die Aus­wer­tun­gen somit genau­er und für ein Unter­neh­mens­con­trol­ling geeig­ne­ter sind
  3. Berich­te (Betriebs­wirt­schaft­li­che Aus­wer­tung, Zwi­schen­bi­lanz etc.) sind eben­falls jeder­zeit, aktu­ell und ohne zusätz­li­che Kos­ten erstell­bar (man­che Steu­er­be­ra­ter berech­nen für eine Betriebs­wirt­schaft­li­che Aus­wer­tung / BWA bis zu 100 Euro je Monat, obwohl das Pro­gramm die­se per Knopf­druck erstellt)
  4. der Grün­der und Unter­neh­mer kennt die aktu­el­len Zah­lungs­ein­gän­ge / Zah­lungs­aus­gän­ge, damit ist er in der Lage, jeder­zeit sei­ne Liqui­di­tät / Zah­lungs­fä­hig­keit sicher­zu­stel­len (dar­an schei­ter­ten sta­tis­tisch 80% der Unter­neh­mens­in­sol­ven­zen, trotz sehr guter Auf­trags­la­ge!)
  5. der Grün­der und Unter­neh­mer spart sich Erklä­run­gen gegen­über dem Steu­er­be­ra­ter, Kos­ten für den Steu­er­be­ra­ter und Fahrt­kos­ten / Fahr­zeit, die vor­be­rei­ten­de Buch­füh­rung erle­digt in der Regel sowie­so der Grün­der selbst
  6. kei­ne Abhän­gig­kei­ten gegen­über Steu­er­be­ra­tern (je höher die eige­ne Unkennt­nis bzw. das eige­ne Unver­mö­gen in wirt­schaft­li­chen und steu­er­li­chen Ange­le­gen­hei­ten des eige­nen Unter­neh­mens, je höher die Abhän­gig­keit zum Steu­er­be­ra­ter)
  7. letzt­end­lich bleibt der Grün­der und Unter­neh­mer von frag­wür­di­gen "Steu­er­spar­tipps" ver­schont, die ihn auch schnell in wirt­schaft­li­che Schwie­rig­kei­ten und Liqui­di­täts­fal­len brin­gen kön­nen (z.B. Schaf­fung von Rück­stel­lun­gen und deren spä­te­re Auf­lö­sung etc.), auch Vor- und Nach­tei­le von "Steu­er­spar­tipps" sind fall- bzw. unter­neh­mens­ab­hän­gig, kön­nen aber müs­sen nicht immer rich­tig sein, hier hilf auch oft­mals das eige­ne "Bauch­ge­fühl" oder eine Zweit­mei­nung

Nachteile

  1. Steu­er­li­che / Steu­er­recht­li­che Kennt­nis­se in der Buch­füh­rung müs­sen erwor­ben und aktua­li­siert wer­den
  2. Risi­ken, die mit einer nicht ord­nungs­ge­mä­ßen Buch­hal­tung ein­her­ge­hen
  3. ver­hält­nis­mä­ßig gerin­ge Aus­ga­ben für ein Buch­füh­rungs­pro­gramm
  4. höhe­rer Zeit­auf­wand als durch den Ein­kauf der Leis­tung eines Steu­er­be­ra­ters
  5. Steu­er­be­ra­ter besit­zen zwar eine Ver­mö­gens­scha­den-Haft­pflicht­ver­si­che­rung, die etwai­ge Schä­den durch Falsch­be­ra­tung oder Falsch­bu­chung beglei­chen kann, die­se wird jedoch gern durch Erwir­ken einer sepa­ra­ten Erklä­rung des Unter­neh­mers frei­ge­stellt

Unser Fazit:

Die Aneig­nung von betriebs­wirt­schaftlichen, steu­er­li­chen und steu­er­recht­li­chen Wis­sen sowie eine aktu­el­le und mög­lichst genaue Buch­füh­rung (opti­ma­ler Wei­se mit Kos­ten­stel­len) ist für die ein­wand­freie und erfolg­rei­che Grün­dung und Füh­rung eines Unter­neh­mens sehr wich­tig.

Grün­der mit ein­fa­chen Buchungs­vor­fäl­len, die sich für den wirt­schaft­li­chen bzw. buch­hal­te­ri­schen Teil ihres Unter­neh­mens inter­es­sie­ren und bereit sind, die­sen zu leis­ten, kön­nen im Rah­men eines geför­der­ten Ein­zel­coa­chings die dafür not­wen­di­gen Kennt­nis­se erlan­gen.

(Tipp: Ein geför­der­tes Ein­zel­coa­ching gibt es mit AVGS-Gut­schei­nen zu 100% und in der Regel bis zu 80% geför­dert, sie­he Initi­al­be­ra­tung). Hier lohnt sich auf jeden Fall die Über­le­gung, die Buch­füh­rung selbst zu leis­ten. Ins­ge­samt soll­ten jedoch für die unter­stüt­zen­den Tätig­kei­ten, wie z.B. für Buch­füh­rung nicht mehr als 30% der Arbeits­zeit auf­ge­wen­det wer­den, denn der Grün­der muss haupt­säch­lich sei­ner Kern­tä­tig­keit / wert­schöp­fen­den Arbeit nach­kom­men.)

Bei gewach­se­nen Unter­neh­men sind meh­re­re Infor­ma­tio­nen und Über­le­gun­gen not­wen­dig, die eine Ent­schei­dung zur eige­nen Buch­hal­tung oder Buch­hal­tung durch einen Steu­er­be­ra­ter anbe­tref­fen. Die­se Über­le­gun­gen kön­nen auch im Rah­men einer geför­der­ten Unter­neh­mens­be­ra­tung bespro­chen wer­den. Lesen Sie dazu mehr unter Kos­ten / För­de­rung einer Unter­neh­mens­be­ra­tung durch Unter­neh­mens­be­ra­tung Möl­ler und Kol­le­gen.

Bei steu­er­lich kom­ple­xe­ren Fra­gen und Pro­ble­men kann jeder­zeit ein Steu­er­be­ra­ter hin­zu­ge­zo­gen wer­den. Es ist als kei­ne "Endweder-Oder"-Entscheidung. Das rich­ti­ge Maß ist erfolgs­be­stim­mend.

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