Buchhaltung selbst erledigen oder durch Externe?

Die Buchhaltung – eine wichtige Entscheidung zur Unternehmensführung

Mit der Existenzgründung stellen sich Existenzgründer und Jungunternehmer oftmals die Frage, ob die Buchhaltung einem Steuerberater überlassen oder selbst erledigt werden kann. Auch gewachsene Unternehmen überlegen, welche die für sie bessere Variante ist – die Einstellung einer Buchhalterin oder der Steuerberater. Eine richtige Antwort gibt es hier – wie so häufig – nicht. Deshalb möchten wir im Folgenden ein paar wichtige Tipps zur Entscheidung mitgeben.

Grundsätzlich benötigt man für die laufende Buchhaltung keinen Steuerberater. Bei Kapitalgesellschaften (Verein, GmbH, AG etc.) muss jedoch der Jahresabschluss durch einen Steuerberater geprüft und unterschrieben bzw. festgestellt sein. Die Haftung für die Richtigkeit der Buchführung und Erklärungen gegenüber dem Finanzamt übernimmt letztendlich immer der Unternehmer mit seiner Unterschrift.

Viele Gründer und Unternehmer wissen nicht, was sie genau mit den steuerlichen und sonstigen Erklärungen gegenüber dem Steuerberater unterschreiben. Dies betrifft sowohl den Inhalt / den Zahlenteil der Erklärungen als auch den haftungsrechtlichen Aspekt. Wir raten deshalb dringend, sich künftig mit diesem – für die erfolgreiche Unternehmensführung – notwendigen Unternehmensbereich „Buchhaltung / Buchführung“ näher zu befassen und die abzugebenden Erklärungen genau zu lesen. Bei Verständnisfragen muss der Steuerberater Auskunft geben.

Voraussetzungen zur ordnungsgemäßen Buchhaltung

Voraussetzungen, die der Gründer oder ein Unternehmer bzw. sein „Handlungsgehilfe“ benötigt:

  1. Wissen über die Grundlagen der ordnungsgemäßen Buchführung (GOB)
  2. steuerliches und steuerrechtliches Hintergrundwissen (z.B. Steuerarten, Steuersätze) , Regelungen und Berechnungsmethoden
  3. Zeit für die monatliche Buchführung und ggf. für den Jahresabschluss
  4. ein geeignetes Buchführungsprogramm

Zu 1 und 2) Das Grundlagenwissen zur Vorbereitung und zur ordnungsgemäßen Buchführung ist in einem Gründercoaching oder in einer Schulung leicht vermittelbar, wenn man bereits ein Gefühl für Zahlen und den Willen zum Erlernen dieser Aufgaben mitbringt. Mittels monatlicher Begleitung (siehe auch Servicevertrag von Unternehmensberatung Möller & Kollegen) können dann speziellere Themen besprochen und gemeinsam erledigt werden.

Zu 3) Dem Gründer und Unternehmer wird ein einfaches Zeitmanagement / Zeitcontrolling empfohlen, denn die Zeit des Gründers und Unternehmers gehört zur wichtigsten Ressource im Unternehmen. Mit wenigen und einfachen Mitteln ist eine Grobplanung, Prüfung und Optimierung des eigenen Zeiteinsatzes möglich.

Mittels einer Zeit- und Ressourcenplanung sowie Preiskalkulation / Preisüberprüfung erhält der Gründer und Unternehmer die Information, wie viel wertschöpfende / produktive Zeit er benötigt, um die Gewinnschwelle oder 10%, 20%, 30% Rentabilität (Verhältnis Gewinn zum Kapital / Ressourceneinsatz) zu erreichen und wie viel Zeit er für unterstützende Aufgaben (einschl. Buchhaltung) verwenden darf.

Zu 4) Buchführungsprogramme sind von kostenlos bis mehrere hundert Euro im Handel zu erwerben. Einem „Buchungsanfänger“ fällt es jedoch sehr schwer, das für sich geeignete Programm zu finden.

9 Tipps zur Auswahl des Buchhaltungsprogramms

  1. einfache und verständliche Bedienung (Usability)
  2. längere Marktzugehörigkeit des Anbieters (so kann man davon ausgehen, dass die Kinderkrankheiten einer Software behoben sind)
  3. Mandantenfähigkeit (heißt, es ist auf vielleicht künftige Unternehmen ohne Zusatzkosten erweiterbar),
  4. Vorhandensein von Importschnittstellen (heute muss keiner mehr jeden Buchungssatz per Hand buchen, per Schnittstelle kann man den Kontoauszug elektronisch downloaden und nach einer schnellen Bearbeitung in das Buchhaltungssystem überspielen, das spart sehr viel Zeit und Nerven – denn wie schnell hat man einen Zahlendreher im Betrag und diesen zu finden dauert oftmals sehr lange)
  5. Führen / Pflegen von Anlagevermögen (sind oftmals kostenintensive aber notwendige Zusatzmodule)
  6. Schnittstellen zur Übertragung der Monatsanmeldungen an Elster (bei europäischen Geschäftsaktivitäten auch einschl. der ZM) sowie der Jahresmeldung
  7. kostenfreie Testzeit, optimaler Weise ist eine Testversion bis zum Erreichen der z.B. 1000-sten Buchung
  8. günstige Updates zur Programmpflege
  9. falls der Steuerberater einbezogen werden soll/muss, ist auch die Schnittstelle zum Steuerberater hilfreich, die meisten Programme sind jedoch dazu in der Lage

Wir empfehlen den Kauf einer Software. Je nach der eigenen Finanzplanung kann auch ein Monats-Abo (die kosten in der Regel 20-50 Euro/Monat) abgeschlossen werden. Es gibt bereits sehr gute Buchhaltungsprogramme ab 119 Euro ohne monatliche Kosten und ohne Kündigungszeiten.

Vor- und Nachteile der Buchführung in Eigenregie

 Vorteile

  1. die Belege können fortlaufend erfasst werden – so stehen dem Gründer und Unternehmer jederzeit aktuelle Planung,- Steuerungs- und Kontrolldaten zur Führung des Unternehmens zur Verfügung
  2. der Gründer und Unternehmer hat das beste Gefühl zur Zuordnung der Belege in die entsprechenden Ertrags- und Aufwandskonten, man geht davon aus, dass die Auswertungen somit genauer und für ein Unternehmenscontrolling geeigneter sind
  3. Berichte (Betriebswirtschaftliche Auswertung, Zwischenbilanz etc.) sind ebenfalls jederzeit, aktuell und ohne zusätzliche Kosten erstellbar (manche Steuerberater berechnen für eine Betriebswirtschaftliche Auswertung / BWA bis zu 100 Euro je Monat, obwohl das Programm diese per Knopfdruck erstellt)
  4. der Gründer und Unternehmer kennt die aktuellen Zahlungseingänge / Zahlungsausgänge, damit ist er in der Lage, jederzeit seine Liquidität / Zahlungsfähigkeit sicherzustellen (daran scheiterten statistisch 80% der Unternehmensinsolvenzen, trotz sehr guter Auftragslage!)
  5. der Gründer und Unternehmer spart sich Erklärungen gegenüber dem Steuerberater, Kosten für den Steuerberater und Fahrtkosten / Fahrzeit, die vorbereitende Buchführung erledigt in der Regel sowieso der Gründer selbst
  6. keine Abhängigkeiten gegenüber Steuerberatern (je höher die eigene Unkenntnis bzw. das eigene Unvermögen in wirtschaftlichen und steuerlichen Angelegenheiten des eigenen Unternehmens, je höher die Abhängigkeit zum Steuerberater)
  7. letztendlich bleibt der Gründer und Unternehmer von fragwürdigen „Steuerspartipps“ verschont, die ihn auch schnell in wirtschaftliche Schwierigkeiten und Liquiditätsfallen bringen können (z.B. Schaffung von Rückstellungen und deren spätere Auflösung etc.), auch Vor- und Nachteile von „Steuerspartipps“ sind fall- bzw. unternehmensabhängig, können aber müssen nicht immer richtig sein, hier hilf auch oftmals das eigene „Bauchgefühl“ oder eine Zweitmeinung

Nachteile

  1. Steuerliche / Steuerrechtliche Kenntnisse in der Buchführung müssen erworben und aktualisiert werden
  2. Risiken, die mit einer nicht ordnungsgemäßen Buchhaltung einhergehen
  3. verhältnismäßig geringe Ausgaben für ein Buchführungsprogramm
  4. höherer Zeitaufwand als durch den Einkauf der Leistung eines Steuerberaters
  5. Steuerberater besitzen zwar eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung, die etwaige Schäden durch Falschberatung oder Falschbuchung begleichen kann, diese wird jedoch gern durch Erwirken einer separaten Erklärung des Unternehmers freigestellt

Unser Fazit:

Die Aneignung von betriebswirtschaftlichen, steuerlichen und steuerrechtlichen Wissen sowie eine aktuelle und möglichst genaue Buchführung (optimaler Weise mit Kostenstellen) ist für die einwandfreie und erfolgreiche Gründung und Führung eines Unternehmens sehr wichtig.

Gründer mit einfachen Buchungsvorfällen, die sich für den wirtschaftlichen bzw. buchhalterischen Teil ihres Unternehmens interessieren und bereit sind, diesen zu leisten, können im Rahmen eines geförderten Einzelcoachings die dafür notwendigen Kenntnisse erlangen.

(Tipp: Ein gefördertes Einzelcoaching gibt es mit AVGS-Gutscheinen zu 100% und in der Regel bis zu 80% gefördert, siehe Initialberatung). Hier lohnt sich auf jeden Fall die Überlegung, die Buchführung selbst zu leisten. Insgesamt sollten jedoch für die unterstützenden Tätigkeiten, wie z.B. für Buchführung nicht mehr als 30% der Arbeitszeit aufgewendet werden, denn der Gründer muss hauptsächlich seiner Kerntätigkeit / wertschöpfenden Arbeit nachkommen.)

Bei gewachsenen Unternehmen sind mehrere Informationen und Überlegungen notwendig, die eine Entscheidung zur eigenen Buchhaltung oder Buchhaltung durch einen Steuerberater anbetreffen. Diese Überlegungen können auch im Rahmen einer geförderten Unternehmensberatung besprochen werden. Lesen Sie dazu mehr unter Kosten / Förderung einer Unternehmensberatung durch Unternehmensberatung Möller und Kollegen.

Bei steuerlich komplexeren Fragen und Problemen kann jederzeit ein Steuerberater hinzugezogen werden. Es ist als keine „Endweder-Oder“-Entscheidung. Das richtige Maß ist erfolgsbestimmend.

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